Verfahrenshinweise zum Datenschutz

Verfahrenshinweise zum Datenschutz
Stand 24. Mai 2018

1. Vorwort

Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Verbandes werden unter Beachtung der Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein gespeichert, übermittelt und verändert. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Den Organen des Vereins ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zwecken zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verband hinaus.

Für die Übersichtlichkeit wird der Bundesverband Deutscher Film-Autoren e.V. nachfolgend mit BDFA abgekürzt. Außerdem wird deshalb auf die männliche Form bei der Bezeichnung der Funktionen verzichtet.

Auf der Homepage berichtet der Verband über Aktivitäten und Veranstaltungen. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern, Besuchern von Veranstaltungen und personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht. Berichte über Ehrungen, Preisträger und besondere Anlässe nebst Foto darf der BDFA unter Meldung von Name, Filmtitel und Wettbewerbsergebnis auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln.

2. Erhebung von Daten

Der BDFA erhebt in folgenden Fällen Daten:

• Verbandsbeitritt
Name des BDFA-Landesverbandes, Name des Clubs, Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Clubleiter, Internet /Webseite des Clubs (sofern vorhanden), Ehrungen

• Anmeldung eines Films zur Teilnahme an einem BDFA-Wettbewerb (Filmmeldebogen) von BDFA-Mitgliedern (mit Angabe des Landesverbandes und des Clubs) oder eines NICHT-BDFA Mitgliedes, Namen des Filmfestivals und des Ausrichters, Ansprechpartner des Filmfestivals, technische Angaben zum Film und kurze Inhaltsangabe, Autorenteam, Angabe zum Autor mit Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Anmeldung für den BDFA-Newsletter
E-Mail-Adresse sowie Daten oder Abonnenten der Verbandszeitschrift (Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Bankverbindung)

Die Mitgliederverwalter der Clubs und der BDFA-Landesverbände erheben in folgenden Fällen Daten:

• Verbandsbeitritt, Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus: Club oder Einzelmitglied, Landesverband, Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontoverbindung, E-Mail-Adresse, Internet / Webseite (sofern vorhanden), Ehrungen, Funktion im BDFA-Landesverband oder Club, Angaben, wie man auf den BDFA aufmerksam wurde

3. Speicherung / Änderung von Daten

Der BDFA speichert die Daten:

• auf einem externen Server in einer gesicherten internetbasierten Datenbank (https://bdfa-db.de)

• in Excel-Dateien (oder ähnliches Dateiformat), passwortgeschützt auf privaten PCs

Die Mitgliederverwalter der Clubs und der BDFA Landesverbände speichern die Daten:

• in Excel-Dateien (oder ähnliches Dateiformat), passwortgeschützt auf privaten PCs

4. Zugang zu den Daten

Zugang zu den personenbezogenen Daten haben:

• Gesamtbestand:
Die Administratoren der internetbasierten Datenbank, das Präsidium, der BDFA- Mitgliederverwalter

• Teilbestand:
Die BDFA-Referenten, die jeweiligen BDFA-Landesverbandsvorsitzenden und ihre Referenten, die Mitgliederverwalter und Schatzmeister der BDFA-Landesverbände, die Verantwortlichen für den Mailverteiler und der Verbandszeitschrift für die Erstellung des Mailverteilers und Postverteilers.

• Teilbestände:
Jeweils vom Vorstand zugelassene Bereiche und deren Verantwortliche (z. B. BDFA-Juryreferenten: Dokumentation der Jury-Einsätze usw.) bzw. die Organisatoren von BDFA-Filmfestivals.

Der Vorstand hat die Verantwortlichkeiten, sofern in seiner Macht, zeitlich beschränkt zu erteilen und er hat darauf zu achten, dass nicht durch eine größere Anzahl von Bevollmächtigungen die Datenschutzrichtlinie bzw. der Datenschutz insgesamt obsolet wird.

Die Vorstandsmitglieder und die Bevollmächtigten haben die übermittelten Daten vertraulich zu behandeln und dürfen sie nicht an Dritte weitergeben.

5. Nutzung von Daten

Der BDFA nutzt die erhobenen Daten in folgenden Formen:

• durch das Präsidium, den Mitgliederverwalter, die BDFA-Referenten z.B. für die Einladung zu Mitgliederversammlung, Veranstaltungen des Verbandes, Zusendung von Glückwünschen, Ehrungen und Verbandsinformationen, Erbringung von verbandsinternen Dienstleistungen
• durch die Mitgliederverwalter/Schatzmeister etc. Clubs, BDFA-Landesverbände: Einzug des jährlichen Mitgliedsbeitrags (Name, Kontoverbindung)
• durch die Verantwortlichen für den Mailverteiler und der Verbandszeitschrift für die Erstellung des Mailverteilers und Postverteilers. (Mitgliedsnummer, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse)
• durch die Landesverbandsvorsitzenden und ihre Referenten
• durch die Mitgliederverwalter der Landesverbände
• durch die BDFA-Juryreferenten: (Dokumentation der Jury-Einsätze usw.)
• durch die Organisatoren von BDFA-Filmfestivals: Zusendung von Informationen von Veranstaltungen, Einladungen, Ablaufplänen, Informationen über Ergebnisse, Übermittlung von Preisen usw. Filme, die in das BDFA-Archiv gemeldet werden, werden mit Titel, Name des Autors und gegebenenfalls Anschrift sowie E-Mail-Adresse im BDFA-Archiv zu Lern- und Dokumentationszwecken archiviert.

6. Verarbeitung von Daten

Die Daten der gesicherten internetbasierten Datenbank werden auf einem externen Server und auf privaten PCs verarbeitet, eine Übermittlung der Daten an weitere Dienstleister ist nicht vorgesehen. Zugriffsberechtigungen sind unter Punkt 4 dieser Erklärung dokumentiert.

7. Veröffentlichung von Daten

Bei Wettbewerbsteilnahmen stimmen die Autoren jeweils folgender Veröffentlichungs-möglichkeit zu:

• Titel des Films und technische Angaben zum Film, Namen des Autors oder des Autorenteams, Wettbewerbsergebnis, Club/Einzelmitglied und Landesverband.

• Jurymitglieder stimmen aufgrund ihrer Tätigkeit zu, dass folgende Daten veröffentlicht werden können: Name, Beruf, Adresse, Club, Landesverband.

Von BDFA-Veranstaltungen können Aufzeichnungen in Bild und Ton erstellt werden, die zur Information der Mitglieder und der Öffentlichkeit im Internet und den Verbandsmedien (Newsletter, Verbandszeitschrift) veröffentlicht und an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien weitergegeben werden können.

Des Weiteren werden veröffentlicht: Name, Adresse, Amt, E-Mail-Adresse und Telefonnummer von BDFA-Verantwortlichen wie Mitgliedern des Präsidiums, BDFA-Referenten, BDFA-Landesverbandsvorsitzenden, BDFA-Clubs (in der Regel der 1. Vorsitzende oder der offizielle Ansprechpartner).

8. Sperrung / Löschung von Daten

Eine Sperrung von Daten ist nicht vorgesehen, nach Wegfall des Grunds für die Datenspeicherung erfolgt eine Löschung!

Nach Ende der Mitgliedschaft werden die Daten durch BDFA-Mitgliederverwalter innerhalb von 12 Monaten gelöscht.

Nach dem Ende von Veranstaltungen haben die Organisatoren die Daten, die nicht unter die im berechtigten Interesse liegenden Archivzwecke fallen, zu löschen und die Daten, die in Papierform vorhanden sind, in zerkleinerter Form zu entsorgen.

9. Widerruf

Ein Widerruf gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, der Veröffentlichung von Bildern sowie der Weitergabe bei Ehrungen und Preisverleihungen kann jederzeit zu Händen des Präsidiums erfolgen.

Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung, der Verband entfernt vorhandene Daten und Fotos von seiner Webseite.